No importa cuán bien diseñado esté un proyecto, si los requerimientos no son adecuados, el resultado puede ser decepcionante. Un ejemplo que ilustra esto es cuando un producto, a pesar de ser potencialmente interesante, no logra despegar en el mercado. ¿Dónde radica el problema? La respuesta suele estar en los detalles que los equipos comerciales y los clientes valoran y que el producto no aborda. Este caso subraya la importancia de asegurar que los requerimientos sean adecuados desde el principio e incluyan los diferentes grupos de interés.
En el ámbito de la Gestión de Proyectos, asegurar que los requerimientos sean implementados correctamente y aceptados por los interesados adecuados es esencial para el éxito. Sin embargo, este proceso puede ser complejo, especialmente en proyectos transformacionales que requieren un manejo cuidadoso de las decisiones que tomamos.
Es fundamental entender que no se trata simplemente de asignar roles, sino de emplear técnicas y prácticas efectivas. En diferentes contextos, estas actividades pueden ser llevadas a cabo por un grupo de personas dedicadas o pueden formar parte de las funciones de los roles en la organización.
El estándar de PMI-BA nos proporciona una guía completa para el ciclo de vida de los requerimientos, ofreciendo un conjunto de técnicas y herramientas que van desde el Análisis de Negocios hasta la definición y administración de los requerimientos. Se trata de más que simplemente “tomar pedidos” en los proyectos; se trata de roles que aportan efectivamente dominio de técnicas, prácticas y herramientas para definir, aprobar y aceptar los requerimientos por parte de los stakeholders responsables.
La Evolución de los Requerimientos
Los requerimientos evolucionan a lo largo del ciclo de vida del proyecto, y es crucial garantizar que los cambios aprobados se implementen correctamente. Además, es común que los diferentes interesados tengan opiniones divergentes sobre los requerimientos, lo que puede generar conflictos que deben ser resueltos mediante técnicas de comunicación y negociación efectivas. Esta situación se da tanto en entornos predictivos como adaptativos, por lo que es esencial contar con los mecanismos adecuados para asegurar los requerimientos en cualquier contexto.
Gestión Continua de Requerimientos
Es importante destacar que la gestión y validación de requerimientos no se limitan al inicio y al final del proyecto, sino que debe llevarse a cabo de manera continua a lo largo de todo el ciclo de vida. Perder el control de los requerimientos en cualquier etapa puede generar incidentes y problemas que afecten el éxito del proyecto.
Trazabilidad y Monitoreo
La trazabilidad y el monitoreo de los requerimientos son aspectos cruciales que requieren un gran esfuerzo. La pérdida de control sobre los requerimientos puede ocasionar problemas en la ejecución del proyecto, independientemente de la calidad de la gestión del mismo. Por lo tanto, es fundamental establecer una sólida trazabilidad y monitoreo para evitar riesgos en el alcance del proyecto.
El concepto de la matriz de trazabilidad no siempre es usado correctamente, definir la ruta por donde pasaran los requerimientos dependiendo del tipo de proyecto y llevar claridad de los estados, responsables, los cambios se vuelve fundamental para tomar decisiones sobre el proyecto.
Imagínate proyectos con más de 1000 requerimientos que debes asegurar su implementación y dar tranquilidad a tus interesados de que estás administrando estos requerimientos hasta que logran ser aceptados por el cliente. Tarea que tendrás que asegurar como parte de la responsabilidad de gerente de proyecto.
Buenas Prácticas
Una buena práctica es agrupar los requerimientos para identificar fácilmente conflictos y dependencias entre ellos. En entornos ágiles, actividades como las sesiones de refinamiento y la planificación de sprint abordan estas cuestiones de manera natural. Sin embargo, en proyectos de alta complejidad, con un gran número de interesados, la validación puede ser un desafío, por lo que agrupar a los interesados asociados a grupos funcionales, técnicos, operativos puede facilitar el proceso.
Recuerda que estas prácticas y técnicas se definen, se implementan y se acuerdan con los grupos de interés en tu dominio del proyecto para facilitar el entendimiento del proyecto, su avance y riesgos.
Herramientas y Técnicas
El uso de herramientas y técnicas adecuadas es esencial para garantizar la calidad de los requerimientos y facilitar su seguimiento a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Es importante diferenciar entre la validación de requerimientos en etapas tempranas y en aprobaciones finales, utilizando herramientas como talleres, técnicas de convergencia y divergencia, y referencias cruzadas con expertos en la industria.
Conclusiones
En resumen, los buenos requerimientos son críticos para el éxito del proyecto. Es fundamental involucrar a los interesados autorizados, utilizar herramientas y técnicas apropiadas, establecer una sólida trazabilidad y comunicación, y garantizar la calidad de los requerimientos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Al seguir estas prácticas, puedes aumentar las posibilidades de éxito de tu proyecto y satisfacer las necesidades de tus clientes y stakeholders.
Independientemente del rol responsable de estas actividades, es crucial seguir prácticas, herramientas y técnicas adecuadas para tu proyecto. El estándar PMI-BA es una excelente fuente para aprender estos elementos, y debes complementarlo según el contexto y el enfoque del proyecto, alineándolo con los interesados del proyecto.
Quieres hacer un ejercicio de trazabilidad para tu proyecto? Contáctanos y te ayudamos a poner en line tu gestión de requerimientos con el éxito del proyecto.
