Hablamos de agilidad organizacional y de agilidad en proyectos y la palabra “ágil” se adopta para dar visibilidad o enganchar. Numerosos programas educativos utilizan la palabra “ágil” “agilidad”, y cuando los vemos hay una mezcla de conceptos en ellos. Entonces, ¿qué deberíamos entender por agilidad en la empresa y agilidad en los proyectos?
Hace un poco más de 10 años utilicé mi primer tablero Kanban, esto fue alrededor de 2011 cuando lideraba el equipo de fábrica de software. Recuerdo un evento que hicimos tipo stand up comedy para hablar de la gallina y el cerdo y empezar a interiorizar scrum… nos divertimos bastante con el tema, pero lo importante fue que empezamos a entender que como equipo debíamos empezar a aplicar prácticas y técnicas que nos unieran a colaborar en pro de resultados comunes. Luego de un poco más de 10 años, alguien me preguntó “Ve, ¿sabes qué puedo hacer para empezar a mover algunos temas a modelo de fábrica de software?” Jajajá, fue un dejavú y es que los conceptos van y vienen en forma cíclica…
Pero más allá de utilizar un concepto de fábrica de software o gestionar el producto con equipos integrados de la organización (o equipos orientados a valor continuo), los principios que deben guiar son los mismos: trabajar colaborativamente, con un objetivo común y que nos involucremos (como la gallina) o nos comprometamos (como el cerdo). De ahí que hablar de agilidad organizacional o hablar de agilidad en proyectos no es el debate más importante.
La agilidad al final es lograr resultados que eleven la organización, que generen valor y que potencialicen la organización. Para ello hay equipos, son personas las que lo logran y se acompañan de técnicas, prácticas y herramientas que realmente aporten a conseguir los resultados.
Sea que gestiones tu organización basada en proyectos; tengas equipos de producto que modelan el negocio, generan las oportunidades y conocen ampliamente el mercado y la competencia para integrar soluciones de negocio con foco al cliente o necesites orquestar un cambio organizacional, tendrás que usar técnicas y prácticas y tu valor agregado está en usar lo que te sirva en los diferentes contextos y casos.
Ahora, para abordar técnicas ágiles no hay que dejarse llevar por el término, pues en técnicas hay variedad y vienen de diferentes filosofías. El daily, las retrospectivas, los eventos de planeación y el refinamiento son una forma de hacer los eventos y no es que solo vengan del término “ágil”. Veamos, en una planta que visité de tenis, estaban organizados por equipos para producir; unos pegaban suelas, otros ponían cordones y otros hacían los diseños de los tenis. Aunque la planta estaba inyectada de técnicas Toyota, cuando pasé por otros escenarios de la misma compañía, eso no se veía, era un concepto netamente para la fábrica. Eso no quiere decir que la organización no era “ágil”, pues tenían otra serie de prácticas organizacionales, por ejemplo, para testear sus tenis con los corredores, hacían modelos de mercado, estrategia para conocer qué modelos generar y trabajaban organizados por especialidades.
Entonces, agilidad para proyectos lo entiendo como la utilización de técnicas y prácticas que le aporten al proyecto para avanzar en conseguir el resultado del mismo, colaborar, aprender y actuar rápidamente ante los riesgos, con visión proactiva y adaptativa al entorno mismo del proyecto. Aun teniendo un modelo basado en principio y fin de entregar un producto específico y esperado, es válido actuar en forma adaptativa para descubrir rápidamente, fallar, corregir y aprender.
Entonces, ¿qué roles necesitan saber las técnicas y herramientas para usarlas? Algunas organizaciones podrán definir que para ello necesitan un agile coach o un scrum master. Pues la realidad es que diferentes roles en un equipo de trabajo y en una organización necesitan utilizar las técnicas y prácticas para ser efectivos, conocerlas y utilizarlas bien y aportar en las mismas. No necesitamos crear un rol específico para hacer un evento o para guiar, ya las diferentes formas de organizarse definen qué necesitan y para qué lo necesitan y dependerá también de la organización y su contexto.
Nos preguntan entonces, ¿qué certificaciones y educación necesitas para aprender de agilidad y soportar bien a la organización en el camino de la agilidad? Creo que aprender técnicas y prácticas, independiente de que sea Scrum, Lean u otro marco, es importante para diferentes roles en las organizaciones. Recuerdo que una vez visité unas sucursales bancarias que utilizan técnicas de Kanban y Lean para su efectividad comercial y operativa, pues la gerente de la sucursal y sus coordinadores eran bastante expertos en Lean y Kanban y usaban diferentes técnicas en su día a día. Entonces, utilizar una u otra herramienta y aprenderla es importante para utilizar lo que te sirva en tu contexto y en tu rol.
¿Y en el entorno basado en proyectos qué debo saber y aplicar? Pues las mismas técnicas y herramientas pueden servirte para una gestión de proyectos donde integres prácticas ágiles para tu gestión de proyectos y como gerente de proyectos o líder de un equipo enfocado a un esfuerzo de un proyecto, puedes aplicar estas técnicas para motivar resultados que requiera el contexto. Entonces algunos me preguntan ¿por qué te certificaste como Scrum Master y como PMI-ACP?, pues para mí ambas certificaciones me ayudaron a fortalecer técnicas y prácticas en el ejercicio profesional, en algunos casos actué como scrum master (así no lo fuera) y apliqué técnicas que vienen de Scrum para facilitar y gestionar elementos en mis cargos. En otros casos, utilicé técnicas y herramientas provenientes de otros marcos y métodos que también me ayudaron y que aprendí bastante estudiando para la certificación PMI-ACP. En entornos de proyectos donde debía lograr un resultado con el equipo, diseñar el producto, lograr un modelo que orientara decisiones a la organización y generara valor con mínimos productos viables que evolucionen, los conceptos de agilidad me sirvieron y no necesariamente eran conceptos de Scrum.
En conclusión, entender técnicas y prácticas te ayudará a elevar tus resultados y evolucionar acorde a tus necesidades, más allá de si estás en un entorno ágil escalado, en un entorno de proyectos, o en un área operativa donde requieres realizar proyectos de mejora continua, gestionar tu operación o modelar procesos para ganar eficiencia o efectividad.
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